DATENSCHUTZINFORMATION

Stand: 20.03.2025

1. ALLGEMEINES

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen. Sie richtet sich an:
- Besucher unserer Website und Interessenten (siehe Punkt 3.1) - Kunden (Admins), die unsere Software nutzen (siehe Punkt 3.2) - Arbeitnehmer*innen (Crew-Mitglieder), die über unsere Software erfasst werden (siehe Punkt 3.3) - Geschäftspartner und Lieferanten (siehe Punkt 3.4) - Bewerber (siehe Punkt 3.5)

2. WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf Personen beziehen, deren Identität identifiziert oder identifizierbar ist (zB Ihr Name, Kontaktdaten, Arbeitszeiten, Rechnungsdaten, IP-Adresse).

3. WIE WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET?

3.1 Verarbeitung der Daten von Besuchern unserer Website und Interessenten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Website-Besuchern auf folgenden rechtlichen Grundlagen:
- Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
- Sicherstellung des technischen Betriebs und der Sicherheit der Website
- Verbesserung und Optimierung unseres Online-Angebots
- Zur Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO), wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren.
- Bei Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die Anmeldung zum Newsletter.

Automatische Erhebung von Daten („Server-Log-Files“)
Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst:
- IP-Adresse (anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Browsertyp und Betriebssystem
- Domainname und Zugriffsstatus
- Referrer-URL (Website, von der der Zugriff erfolgte)
- Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website korrekt anzuzeigen und deren Sicherheit zu gewährleisten.


Cookies & Tracking-Technologien
Wir setzen Cookies ein, um die Benutzerfreundlichkeit unserer Website zu gewährleisten.

Erforderliche Cookies:
Diese Cookies sind technisch notwendig, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen. Sie können nicht deaktiviert werden.

Analyse- und Tracking-Cookies (nicht personenbezogen):
- Google Analytics: Wir verwenden Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, um anonymisierte Nutzungsstatistiken zu erstellen.
- Es werden keine personenbezogenen Daten gespeichert, da die IP-Adressen anonymisiert werden.
- Die Verarbeitung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Verbesserung unserer Website.
- Sie können Google Analytics über unsere Cookie-Einstellungen deaktivieren.
- Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

Newsletter-Anmeldung (personenbezogene Daten)
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
- Ihre E-Mail-Adresse
- (optional) Ihren Namen

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Ihre Einwilligung kann jederzeit über den „Abmelden“-Link in jeder E-Mail widerrufen werden.
Nach der Abmeldung werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
Für den Versand des Newsletters nutzen wir aktuell keinen externen Dienstleister, sondern versenden diese manuell.

Externe Dienste auf der Website
- Google Maps & Google Fonts: Bereitstellung von Kartendiensten und Webfonts durch Google Ireland Limited.
- Datenschutzrichtlinie: Google Privacy Policy
- Opt-Out: Google Ads Einstellungen
- Keine Social-Media-Plugins im Einsatz.

3.2 Verarbeitung der Daten von Kunden (Admins, Produktionsfirmen)

Wenn Sie unsere Software als Kunde nutzen, verarbeiten wir Ihre Daten:
Zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):
- Einrichtung eines Nutzerkontos
- Verwaltung von Projekten und Crew-Daten zur Personalverwaltung und Lohnabrechnung
- Abrechnung und Rechnungsstellung
- Versand von E-Mails für Authentifizierungszwecke, wie Kontoerstellung oder Passwortzurücksetzung (über AWS Simple Email Service)
Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):
- Steuer- und Aufbewahrungspflichten
- Sozialversicherungsrechtliche Vorschriften

Datenkategorien:
- E-Mail, Telefonnummer
- Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen
- Nutzungsdaten innerhalb der Software: z.B. welches Projekt zuletzt geöffnet wurde (nicht für statistische Auswertung des Nutzerverhaltens)


Datenempfänger:
- Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH (Deutschland), für den Betrieb unserer Server
- E-Mail-Dienst: Amazon Web Services (AWS SES), für den Versand von Authentifizierungs- und System-E-Mails
- SMS-Dienst: Twilio Inc., für den Versand von Einladungs-SMS an Crew-Mitglieder
- Zahlungsdienstleister: Stripe – wir speichern selbst keine Zahlungsdaten

3.3 Verarbeitung der Daten von Crew-Mitgliedern

Die Software wird von Crew-Mitgliedern genutzt, um die Personalverrechnung zu ermöglichen und die Arbeitszeiten zu erfassen.

Zwecke der Verarbeitung:
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):
- Verwaltung von Arbeitszeiten und Vergütungen
- Bereitstellung einer Plattform zur Zeiterfassung
- Versand von Einladungs-SMS zur erstmaligen Anmeldung (über Twilio)
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):
- Aufbewahrungspflichten für Steuer- und Sozialversicherungszwecke

Erfasste Daten:
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (zur Identifikation und Kommunikation)
- Arbeitszeiten, Pausen, Vergütung, Diätenbezug (zur Abrechnung)
- Kommentar zu Arbeitszeiten (optional, z. B. zur Beschreibung des Zustandekommens von Überstunden)
- Department & Position (zur Zuordnung und Anzeige im Kontaktbuch)
- Dokumente (z. B. Reisepass oder Führerschein – für die Personalabrechnung zur Kontrolle der Richtigkeit der Daten)

Datenempfänger:
- Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH (Deutschland), für den Betrieb unserer Server
- E-Mail-Dienst: Amazon Web Services (AWS SES), für den Versand von Authentifizierungs- und System-E-Mails
- SMS-Dienst: Twilio Inc., für den Versand von Einladungs-SMS an Crew-Mitglieder

6. Individuelle Softwareentwicklung

6.1. Der Kunde kann die Entwicklung individueller Zusatzfunktionen beauftragen. Diese Funktionen werden gesondert in Rechnung gestellt und sind nicht Bestandteil der regulären SaaS-Leistungen.

6.2. Der Anbieter behält sich das Recht vor, individuell entwickelte Funktionen in die Standardsoftware zu übernehmen. Falls nicht anders vereinbart, verbleiben die Rechte an individuell entwickelten Funktionen beim Anbieter. Der Kunde erhält ein nicht-exklusives Nutzungsrecht für die beauftragte Funktion. Der Anbieter kann die Funktion für andere Kunden weiterentwickeln oder modifizieren.

6.3. Nach Abnahme durch den Kunden sind Anpassungen oder Fehlerbehebungen nur im Rahmen einer separaten Support- oder Wartungsvereinbarung möglich. Falls keine solche Vereinbarung besteht, werden erforderliche Anpassungen oder Fehlerbehebungen nach tatsächlichem Aufwand zu einem marktüblichen Stundensatz abgerechnet.

6.4. Der Kunde stellt dem Anbieter alle erforderlichen Informationen, Daten und gegebenenfalls Zugangsdaten zur Verfügung, die für die Entwicklung der individuellen Funktion erforderlich sind. Verzögerungen, die durch fehlende oder unvollständige Angaben des Kunden entstehen, gehen nicht zulasten des Anbieters.

3.4 Verarbeitung der Daten von Geschäftspartnern und Lieferanten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Lieferanten und Geschäftspartnern:
- Zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):
- Verwaltung von Lieferantenbeziehungen
- Abwicklung von Zahlungen und Rechnungen
- Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Datenempfänger:
keine

3.5 Verarbeitung der Daten von Bewerbern

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Daten:
- Zur Anbahnung eines Dienstverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Falls Sie in Evidenz gehalten werden möchten – Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
- Zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Löschung:
- Bewerberdaten werden nach 7 Monaten gelöscht, falls kein Dienstverhältnis zustande kommt.

4. SPEICHERDAUER

Wir werden Ihre Daten so lange aufbewahren, als dies zur Erfüllung unserer vertraglichen bzw. gesetzlichen Verpflichtungen und zur Abwehr allfälliger Haftungsansprüche erforderlich ist.

5. DATENSICHERHEIT

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen. Diese Vorkehrungen betreffen insbesondere den Schutz vor – ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig – Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung von beziehungsweise unbefugtem Zugang zu personenbezogenen Daten, die übermittelt, gespeichert oder auf andere Weise verarbeitet wurden.

6. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

Sie haben das Recht auf Auskunft hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art 16 DSGVO) und Löschung Ihrer Daten (Art 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art 18 DSGVO), auf Mitteilung über die vorangeführten Verarbeitungen (Art 19 DSGVO). Sie können das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen (Art 20 DSGVO) und einer Datenverarbeitung, die sich auf unser berechtigtes Interesses stützt (Art 21 DSGVO), widersprechen. Sofern wir Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit per Email an support@crewser.app oder postalisch zu widerrufen. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Datenverarbeitung nicht beeinträchtigt (Art 7 Abs 3 DSGVO). Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde zu erheben oder bei einer anderen Datenschutz-Aufsichtsbehörde in der EU, insbesondere an Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsort. Insoweit sich Änderungen Ihrer persönlichen Daten ergeben, ersuchen wir um Mitteilung. Sollte es, trotz unserer Verpflichtung, Ihre Daten rechtmäßig zu verarbeiten, wider Erwarten zu einer Verletzung Ihres Rechtes auf rechtmäßige Verarbeitung Ihrer Daten kommen, setzen Sie sich bitte mit uns postalisch oder per E-Mail an support@crewser.app in Verbindung, damit wir über Ihre Bedenken erfahren und diese behandeln können. Sollten Sie weitere Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben, können Sie sich gern direkt an uns per Email an support@crewser.app oder postalisch an Cinework Software GmbH, Weyringergasse 19/2/10, 1040 Wien, wenden.

7. AKTUALISIERUNG DER DATENSCHUTZINFORMATION

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unserer Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation kann jederzeit auf der Website unter http://www.crewser.app/datenschutzerklaerung/ von Ihnen abgerufen werden.